未使用的 VDR 批准档案
首先应向当初办理申请的一方取得书面确认，说明该人选确实没有凭已获批的 VDR 入境马来西亚——这是整个替换申请所依赖的核心事实，因此值得在其他事情之前先把这一点清楚记录下来。
- 书面确认人选未凭已获批的 VDR 入境。
- 把付款收据原件及批准编号与替换档案关联保存。
- 要求提交申请的一方说明下一步办理的办公室、负责人及预计时间。
这里真正适用的官方情形
移民局的 FDH 页面说明，恰好有两种情形可以申请替换 VDR：工人已入境马来西亚但被认定不适合从事该工作，或者 VDR 获批后工人根本未入境马来西亚——即未入境的情形。本页专门讨论第二种情形；医学不适合的途径则遵循 FOMEMA 自身的流程及另一套本页未涉及的申报程序。
所需文件清单
针对未入境情形的替换申请，移民局列明的文件是申请信、VDR 批准信原件、适用情况下的 Check Out Memo，以及付款收据原件。Check Out Memo 是否真的适用于从未入境该国的人选——而非已入境后又离境的人选——来源本身并未解决，只是以“适用情况下”这一限定词列出，而非无条件地说明必须提供。提交申请时应就这一点直接向移民局核实。
这是准证流程，不是安置保证
移民局这项机制所管辖的，是新的 VDR 申请在行政层面上是否被允许——这是准证层面的问题。至于中介是否真的会提供替补人选、按什么时间安排、收费多少，则是这项政府流程未涉及也不监管的另一项商业安排；应就任何替换条款直接与相关中介以书面形式核实，而不要认为这项准证机制在那一方面能保证结果。