Tempoh tiga bulan, dinyatakan lebih daripada sekali
Laman FDH Imigresen menyatakan tempoh secara langsung, dua kali: pembaharuan patut dihantar "dalam tempoh tiga (3) bulan sebelum tamat tempoh PL(KS)" dan, lebih jauh pada laman sama, permohonan "boleh dibuat di Pejabat Imigresen Negeri atau Bahagian Pekerja Asing, Ibu Pejabat dalam tempoh tiga bulan daripada tarikh tamat tempoh PL(KS)." Templat Kontrak Pekerjaan am JTKSM sendiri secara berasingan menetapkan angka sama sebagai klausa standard: majikan "hendaklah membaharui Visit Pass (Temporary Employment) Pekerja tiga (3) bulan sebelum tarikh tamat tempoh."
Tiga dokumen berasingan menyebut angka yang sama — bukan sekadar ungkapan sekali sahaja daripada satu sumber, tetapi tempoh operasi yang konsisten merentasi laman Imigresen sendiri dan templat kontrak yang diterbitkan JTKSM sendiri.
Apa yang perlu dihantar
Senarai dokumen pembaharuan laman FDH sendiri ringkas berbanding senarai semak sektor pekerja asing am: salinan pasportnya yang sah sekurang-kurangnya 12 bulan, dan bayaran yang mencukupi melalui draf bank atau kiriman wang kepada Ketua Pengarah Imigresen (atau Pengarah Hal Ehwal Imigresen jika bayaran dibuat di peringkat setempat), dengan nama dan alamat majikan ditulis di belakang. Laman FDH menerangkan bahawa bayaran itu meliputi levi, yuran visa mengikut jenis pas dan kewarganegaraan, dan yuran PL(KS) itu sendiri — walaupun persoalan sama ada levi pekerja asing tahunan benar-benar terpakai bagi pembantu rumah persendirian secara khusus ialah soalan berasingan yang dibincangkan pada laman perancangan kos khusus, dan tidak diselaraskan sepenuhnya dengan baris bayaran am ini.
Sebelum permohonan dihantar, Imigresen menghendaki keperluan pemeriksaan perubatan dipenuhi — laman FDH mengaitkannya secara khusus dengan pembaharuan tahun kedua dan ketiga. Sebuah panduan majikan berasingan bertarikh 2022 pernah menerangkan pemeriksaan sebagai tahunan hanya bagi dua tahun pertama pekerjaan. Panduan semasa FOMEMA sendiri sejak itu menggantikan kedua-dua rangka lama itu, menjadikan pemeriksaan sebagai keperluan tahunan bagi setiap tahun — berbaloi disahkan terus daripada bergantung kepada mana-mana angka lama.
Apa yang berlaku jika tarikh akhir terlepas
Akibat bagi pas yang tamat tempoh dinyatakan dengan jelas, tetapi pada laman Pekerja Asing am Imigresen dan tidak diulang perkataan demi perkataan pada laman khusus FDH: permohonan yang dihantar selepas tarikh tamat tempoh akan dirujuk kepada Bahagian Penguatkuasaan Imigresen untuk pertimbangan, bukan sekadar diproses lewat. Kenyataan laman FDH sendiri mengenai perkara ini lebih sempit — ia menyatakan permohonan yang tidak lengkap atau tidak teratur akan ditolak, tanpa mengulang rujukan Bahagian Penguatkuasaan secara berasingan.
Tiada sumber yang ditemui menyatakan bilangan hari tertentu antara tamat tempoh dengan rujukan itu benar-benar berlaku — anggap "dalam tempoh tiga bulan sebelum tamat tempoh" sebagai tarikh akhir sebenar yang perlu dipatuhi, bukan sasaran longgar yang masih ada tempoh tenggang selepasnya. Proses pembaharuan ini disahkan bagi Semenanjung Malaysia; Sabah dan Sarawak masing-masing menjalankan sistem berasingan sendiri, dengan tempoh pelaporan yang berbeza dan tiada langkah pembaharuan PL(KS)/VP(TE) yang setara — rujuk panduan khusus bagi kedua-dua negeri itu.